Munkánk során tapasztaltuk, hogy a cégmérettől és iparágtól függően más-más problémák jelentkeznek a tartalommal kapcsolatban. Szolgáltatásainkkal ennek megfelelően nem kész csomagot nyújtunk, hanem az adott problémára testreszabott megoldást.
Egy multinacionális szoftverfejlesztő cégnek nyújtottunk tartalomfejlesztési és -karbantartási szolgáltatásokat,
valamint aktívan részt vettünk a dokumentációs folyamatok agilis átalakításában. A termékdokumentáció mind a folyamatok, mind az eszközök tekintetében felzárkózott az iparág legjobbjaihoz.
Emellett segítettünk a felsővezetésnek felismerni, hogy a marketing-, az értékesítési és a terméktámogatási tartalom
teljesen elszakadt a termékdokumentációtól. A potenciális vásárlók, a meglévő ügyfelek és a terméktámogatási
munkatársak különböző technológiai megoldásokkal, nem kereshető és gyakran elavult tartalommal szembesültek.
A különböző szervezeti egységek szorosabb együttműködésére volt szükség, hogy az ügyfelek tartalomélménye
egységesebbé válljon – a termékkel való első találkozástól a vásárláson át, egészen az aktív termékhasználatig.
Ügyfelünk felvásárolt egy céget, amely a megszerzett eszközökkel több ezer oldalnyi műszaki tartalmat hozott magával. Miután korábban már befektetett egy racionalizált tartalomműveleti munkafolyamatba, úgy döntött, hogy a megszerzett tartalmat egységesíti a szabványos formátummal és folyamattal.
A felvásárolt cégnél használt eszköz nem támogatta a közvetlen exportálást a kívánt formátumba. A piacon elérhető konverziós eszközök sem jelentettek megoldást, mivel a nyers kimenet minősége miatt költséges utómunkára lett volna szükség. A helyzetet tovább rontotta, hogy a felvásárolt cég hiába használta ugyanazt az eszközt minden termék dokumentálására, az egyes projekteken nem egységes konfigurációval és szabályok szerint dolgoztak az írók.
Hogy áthidaljuk ezeket a problémákat, egyedi konverziós szkripteket fejlesztettünk ki, amelyek automatizálták a legtöbb konverziós folyamatot, a projektszintű sajátosságokat pedig feltételes műveletekkel kezeltük. A szkriptek mellé részletes dokumentációt is szállítottunk, így ügyfelünk nem csak az elvárásainak megfelelő strukturált tartalmat kapott, de a tudást is megszerezte, hogy önállóan elvégezhesse egy esetleges későbbi konverziónál az előkészítő és utómunkákat.
Így végül sikerült a manuális konverzió költségének kevesebb mint 30 százalékáért átvinni a tartalmat a kívánt formátumba. Az automatizált folyamat projektenként mindössze egy hetet vett igénybe, így ügyfelünk fennakadás nélkül ki tudta adni a szoftverfrissítéseket a megszokott release ütemezésnek megfelelően.
Egy exponenciálisan növekvő startupnak folyamat- és eszközanalízissel, valamint a dokumentáció minőségének javításával segítettünk csökkenteni ügyfélszolgálati terheit.
Az audit során világossá vált, hogy a cégnek jól működő termékei és csapatai vannak, valamint világos stratégiai jövőképe. A tartalomfejlesztés témája azonban nem került fókuszba – nem ismerték fel önálló, odafigyelést igénylő üzleti tevékenységként. A dokumentációval kapcsolatos feladatoknak nem volt igazi gazdája, az ügyfélszolgálati csapatra pedig túlzott teher hárult, mivel az ügyfelek elakadás esetén a dokumentáció helyett egyből hozzájuk fordultak.
Segítettünk az összes meglévő terméktartalom áttekintésében, majd átdolgozásában, különös tekintettel a hozzáférhetőségre és a láthatóságra. Közösen kiválasztottuk azt az eszközt, amely a legjobban szolgálja ki a tartalomfejlesztés résztvevőinek igényeit.
Emellett elemeztük a meglévő dokumentációs folyamatokat, hogy javaslatainkkal segítsük a hatékonyság növelését és a felelősségek tisztázását.
Ennek eredményeként sikerült csökkenteni az ügyfélszolgálat leterheltséget, és a továbbfejlesztett dokumentációs folyamatok integrálása révén ügyfelünk felkészült a további növekedésre.
A több párhuzamos tartalomformátum, írási folyamat és publikációs megoldás sok nagyobb cégnél jelent gondot az organikus vagy akvizíción alapuló növekedést követően. Az erőforrások hiánya sok esetben lehetetlenné teszi a folyamatok és eszközök teljes körű egységesítését.
Az implementált tartalompublikálási megoldással pár hét leforgása alatt áthidaltuk ezt a problémát. Így egységes megjelenéssel egyetlen helyen elérhetővé vált az összes tartalom, metaadat- és taxonómia alapú kereshetőséggel, valamint automatizált publikálással. Ezen felül értékes információ vált elérhetővé arról, hogy a felhasználók mit olvasnak és mire keresnek rá.
Egy-egy ilyen implementációs projekt során szorosan együtt dolgoztunk az ügyfél publikációs csapatával. Segítettünk nekik testre szabni az új portált, és megválaszoltuk minden kérdésüket, hogy a jövőben önállóan tudják használni és konfigurálni a rendszert.
Az implementációs projektek után azt a visszajelzést kaptuk, hogy csökkent a publikálásra fordított idő, a felhasználói elégedettség pedig nőtt, mivel a tartalom elérhetőbbé és kereshetőbbé vált. A hosszabb távú előnyök közé tartozott, hogy a felhasználói igények jobb megértése révén célzottabban tudták javítani a dokumentáció minőségét, így sikerült csökkenteni az ügyfélszolgálat leterheltségét.
Bármilyen érdeklődés vagy kérdés esetén vedd fel velünk a kapcsolatot!
